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试析建设项目档案管理与企事业单位档案信息化建设

作者:裴玉兰 张拓  来源:办公室  发布时间:2018/6/19 11:18:33  

5月25-27日,国家发展和改革委员会培训中心在西安举办了一期主题为《建设项目档案管理与验收暨企事业单位档案管理及档案信息化建设》的专题培训,本次培训由北京国信创新科技股份有限公司承办。根据公司的安排,有幸参加了培训学习。
培训邀请国家档案局特聘专家、中国人民大学宫晓东教授及档案IT界资深专家季雪岗老师进行授课。
宫教授和季老师在这次培训中立足新的管理理念,将企业和重大建设项目中产生的纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案和专门档案等作为整体管理对象,在信息化、智能化、规范化和精细化的指导思想下进行了深入浅出的讲解,同时重点解读了相关国家和行业标准与要求,这对于我们档案管理人员进一步掌握档案工作基础知识和基本技能,提高建设项目各参建单位档案人员的业务能力,确保规范顺利地通过建设项目档案的验收,帮助企事业单位科学建设档案管理体系和档案信息化工作帮助很大。
通过这次学习,感触颇深,结合路桥集团的实际情况,有些想法与大家共同探讨:
一、目前施工企业档案管理工作普遍存在的不足:
(一)对档案管理工作重视程度有待进一步提高。
档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理各方面持续发挥应有的重要作用。建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系,将为公司各项综合业务的开展创造必要条件,对规避和抵御各种风险将起到一定的必备作用。
目前,大部分施工企业领导,尤其是项目部领导普遍存在“重施工,轻档案”的思想观念。以工程档案为例,工程项目档案资料在整个单位档案管理中占据着举足轻重的地位,而大部分施工单位重工程建设,轻资料管理现象却比较突出,认为将具体施工工作做好才是关键,很少把档案工作作为不可缺少的基础性工作,将资金和大量精力投入到控制工程进度、保证工程质量、重视施工安全、缩减施工成本等工序上,导致档案工作存在分管不真管、重收集轻保管、移交目录不齐全、档案人员配置不齐全的情况。
这种现象在我们公司的一些项目上也不同程度地存在。由于近年来我公司中标项目较多,单位内部人员调动较为频繁,在工作交接过程中极易发生档案丢失和内容残缺的现象,后期的管理人员对项目前期具体情况并不了解,导致档案工作缺乏连续性和完整性,难免会造成各类资料的遗漏、不规范等问题的出现,归档不及时、不完整情况时有发生,对后期的调价索赔、工程资料移交等工作造成困难,档案资料的品质得不到保证。
(二)档案管理模式及条件与现代企业管理有差距。
提高企业的科学管理水平是现代企业制度的内在要求,档案管理目前也由传统的手工管理发展到计算机网络管理,企业对档案的需求已由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图纸等检索的综合需求。档案的提供利用也由单纯的纸介质文件到提供网上查阅、电子光盘利用等。这就给传统的档案管理理论和模式提出了新的挑战,实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式的转变已刻不容缓。
以集团公司为例,路桥集团目前实行的是三级管理模式,集团公司——分子公司——项目经理部。做为一个拥有2300余名员工,10个子分公司,年承揽工程任务60多亿,年平均在建项目70多个,完成施工产值 50亿元的大中型企业,目前集团公司机关总部只设立一个综合档案室和一个人事档案室;各基层公司目前无专门档案管理机构,无专职档案管理人员;分子公司及项目部配备的兼职人员也无相关专业背景、知识结构、专业水平;受编制限制,档案兼职人员也是身兼数职、一人多岗,不能安心做好档案工作,这些都与实际管理需求相差甚远,根本不能实现档案的网络检索、标准化管理、信息的数字化建设。
面对集团公司的快速发展和总承包特级资质的申报要求,笔者认为:集团公司的档案管理也应该立足公司改革与发展的实际,实现档案工作内容、管理方法、管理模式、服务手段的不断创新,从软硬件建设和投入上下功夫,配备相应的硬件设施,以计算机技术为中心,配备(增加)相应的专业档案管理人员,通过计算机、工作站、终端设备、通信设备等来完成对于企业档案的收集、整理、储存等环节,将文书、工程、会计、资产等档案资料进行系统整理、开发,实现资源共用、共享,在档案服务利用上向多层次、全方位发展,使企业档案利用率最大化,进一步提升企业的市场竞争力和发展潜力。
二、对于施工企业下一步档案管理工作的几点建议:
(一)夯实基础,追赶超越,取得档案工作新突破、新跨越。
目前大多数施工企业关于档案管理工作虽然有各种各样的办法、制度,但是涉及到与时俱进、提升管理档次的却很少,已明显跟不上日新月异的发展速度和现代企业管理模式。以集团公司为例,做为陕西“公路建设的主力军、交通强省的先锋队”,路桥集团近年来持续经营转型、改革攻坚,取得了令人瞩目的成绩,发展规模日益壮大,随着总承包特级资质的申报需求和分子公司资质增项、升级的稳步推进,我们同时也急需考虑推进档案服务升级和分子公司成立自主的档案管理机构,将集团公司档案由一级管理变为二级管理。建议以集团公司申报总承包特级资质为契机,采取请进来、走出去的方式,在档案资源建设上应收尽收,在信息化建设上加大力度,在服务利用的理念上用活用足,紧盯档案基础业务的薄弱环节,紧扣集团公司追赶超越,打造一流施工管理企业的发展主题,从档案工作制度、基础硬件建设、人员素质提升等各个方面全面提高集团公司档案管理水平和规模,缩小与先进单位之间的差距,顺利推进集团公司总承包特级资质的申报工作,为集团公司高质量发展打下坚实的基础。
 (二)进一步加强对档案工作的组织领导、制度建设、强化施工企业全员档案意识。
进一步建立健全档案工作各项管理规章制度,细化岗位责任,把档案工作纳入各企业年终目标责任制考核。把档案法规和档案知识宣传教育纳入单位培训计划,充分利用网页平台的优势,做好档案工作宣传和档案业务交流,提高各级领导干部和员工的档案意识。在档案宣传方面努力探索打造多平台、多方式、多手段的宣传模式,通过网络、QQ群、微信公众号等方式不断扩展档案宣传的广度和深度,为企业档案工作提供坚强的组织保障和人力保障,从而有效提升档案管理水平。

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